แฟ้ม ข้อมูล (File)

แฟ้มข้อมูล (File) คือ การเก็บ หรือ รวบรวมข้อมูลที่บันทึกไว้เป็น ระเบียน (record) ใน Auxiliary Storage 

ตัวอย่างในบริษัทหนึ่งอาจมีข้อมูลอยู่หลายประเภท เช่น ข้อมูล payroll, ข้อมูลบุคลากร (personnal), ข้อมูล inventory, ข้อมูลลูกค้า (custommer), ข้อมูล vendors. etc... ดังนั้นในบริษัทอาจจะมีแฟ้มข้อมูลอยู่เป็นจำนวนมากจึงจำเป็นต้องมีการเก็บข้อมูล ในรูปแบบของแฟ้มข้อมูลที่ต่างกัน และข้อมูลที่มีอยู่อาจะต้องปรับรุงเปลี่ยนแปลงให้ทันสมัยอยู่เสมอ การจะเก็บแฟ้มข้อมูลให้ถูกต้อง ต้องมีการบำรุงรักษาข้อมูล และ ปรับปรุงให้ข้อมูลทันสมัย (Update) จะต้องประกอบไปด้วย

• Add Record (เพิ่ม)

• Change Record (เปลี่ยนแปลง)

• Delete Record (ลบ)

คือการเพิ่มข้อมูลใหม่ลงไปในแฟ้มข้อมูล เช่น การเปิดบัญชีใหม่ที่ธนาคาร ต้องมีการเพิ่มรายละเอียดของ record ใหม่เข้าไปในฐานข้อมูล ซึ่งมีขั้นตอนดังต่อไปนี้ 1. แฟ้มข้อมูลที่ใช้เก็บบัญชีลูกค้าต้องมีอยู่แล้ว และ พร้อมที่จะ Update ได้ 2. เสมียนที่ธนาคารป้อนข้อมูลของผู้ที่จะเปิดบัญชีใหม่ ที่ Terminal โดยใส่ข้อมูลดังนี้Account Number :.................
Account Name :................
Deposit :.................

3. โปรแกรมที่ทำหน้าที่ Update จะนำข้อมูลที่ถูกป้อนมาเหล่านี้ เก็บไว้ในหน่วยความจำหลัก

4. หลังจากนั้นโปรแกรมจะบันทึก record ใหม่ลงไปในแฟ้มข้อมูล
ตำแหน่งที่จะไปเก็บข้อมูลบน HardDisk จะถูกจัดการโดยโปรแกรมที่ควบคุม Hard Disk บางกรณี record อาจจะไปถูกแทรกไว้ระหว่าง record อื่น (กรณีที่มีการสั่งให้เรียงลำดับข้อมูล) หรือต่อท้ายแฟ้มข้อมูล
การเปลี่ยนแปลงแก้ไขอาจเกิดได้ 2 กรณีคือ1. ข้อมูลของเก่าที่ใส่ไว้มีการผิดพลาด
2. เมื่อมีข้อมูลใหม่มาทำให้ข้อมูลเก่าไม่ถูกต้อง
Add RecordChanging Record